Voelt vandaag voor jou ook als zo'n typische eerste dag na een (verlengde) vakantie?
Een vakantie die misschien wel voor de kinderen was, maar niet voor jou?
Hoe dan ook, vandaag is wellicht de eerste dag terug met maximum focus en concentratie aan het werk. (Lees: Zonder stoorzenders.)
Althans, dat zou zo moeten.
Maar je mailbox zit bomvol, je to do - lijst is mega lang (Er ontbreekt ook nog wel wat, waar waren die post-itjes ook alweer?) en je planning is een zootje (of er is geen plan). Om nog maar te zwijgen over al die telefoontjes van iedereen die wachtte tot jij weer beschikbaar was.
Help!!
Hoe overleef je zo'n eerste dag terug aan het werk?
WETEN
"Alles is plannen, en planning is alles!"
Regel van 4
Neem de laatste werkdag voor elke vakantie de tijd:
om zoveel mogelijk dingen mooi af te ronden. (Dus start niets nieuws dan!
om taken door te geven/te delegeren die zeker moeten gebeuren wanneer jij weg bent.
om al te plannen voor de week nadat je uit verlof bent. (Zie verder, TIP: Plan tijdsblokken per thema in je agenda!)
om je afwezigheidsassistent (in Outlook) op te zetten, tot én mét de eerste dag dat je terug werkt. Begin je maandag opnieuw te werken? Zet dan in je automatisch antwoord dat je vanaf dinsdag terug bereikbaar bent.
Kun je deze 4 afvinken, dan kan je alvast met een voldaan gevoel en gerust gemoed vakantie nemen.
De eerste werkdag/week
Ik ga nog even wat dieper in op het ideale verloop van de week wanneer je terug bent.
Dag 1:
Je bent wel aan het werk, maar niet bereikbaar.
Dus liefst geen meetings, telefoons, ...
Je neemt vandaag de tijd om:
- je reeds gemaakte plan voor de week nogmaals door te nemen.
- alles wat binnen kwam tijdens je afwezigheid te verwerken:
je mailbox te overlopen (Mails die in minder dan 2 minuten beantwoord zijn, behandel je meteen. De andere mails sorteer je per thema/onderwerp.)
Je doet hetzelfde voor post, dingen die op je bureau liggen, ...
Let op! Leg jezelf een tijdslimiet op om dit te doen. Voor je het weet ben je er een halve/hele dag of zelfs twee dagen aan kwijt. Mails, telefoons, post verwerken zijn slechts een middel om je job te doen, geen doel op zich!
- je weekplan te herbekijken op basis van wat je allemaal bent tegen gekomen. Finetuning dus!
Is er iets dringends* tussen gekomen? En is het ook belangrijk*? Dan moet je mogelijk nog wat schuiven in je planning.
Op het einde van dag 1 ben je helemaal bij én heb je héél concreet voor ogen welke taken je precies zal verwerken de komende dagen (en weken).
Dag 2-4:
Laat je niet verleiden tot multitasken.
Je werkt zo veel mogelijk in blokken per thema/onderwerp en clustert dus gelijkaardige taken. Als het goed is, had je die blokken voor deze week in je planning al vastgelegd en heb je die gisteren verder verfijnd.
De taken die dringend* én belangrijk* zijn doen je eerst (maar wel binnen elk blok!).
Je maakt elke dag tijd voor mail, maar beperk jezelf daarin! vb. max 2x 30 minuten per dag, op vaste tijdstippen. Buiten die blokjes staat je mailbox niet open én staan alle meldingen uit.
Dag 5:
Hetzelfde als dag 2-4,
maar nu neem je in de late namiddag ook de tijd om de komende week te overlopen.
Wanneer werk je aan welke thema's volgende week? Wat moet je zeker gedaan hebben?
Moet er nog iets voorbereid worden?
...
Zo zorg je ervoor dat je aanstaande maandag met volle focus én meteen kan starten.
DOEN
Hoe zag jouw eerste werkdag terug eruit vandaag?
Hoe had het beter gekund?
Kijk eens naar de komende weken, vb tot na de kerstvakantie.
Wanneer heb je vakantie gepland?
Wat is dan je laatste/eerste werkdag?
Blokkeer nu reeds die dagen in je agenda voor wat ik hierboven toegelicht hebt.
Geloof me, je bent een beter vakantiemens én een beter werkmens als je dit begint toe te passen.
Laat me zeker weten of het voor jou werkt!
PS: *Over dringend en belangrijk kan ik ook nog wel een boompje opzetten, maar dat is voor een andere keer!
Kan je niet genoeg krijgen van dit soort tips en kriebelt het nu écht om met een goed planningsysteem te beginnen? Koop dan mijn E-bookcursus 'Lost in Time? Lost in life!' voor slechts 29,95euro!
PS: Wil je geen enkele blogpost missen?
Heb je graag op geregelde tijdstippen inspiratie over dit onderwerp?
Schrijf je dan meteen hier in. Uitschrijven kan altijd.