Vandaag iets waar veel van mijn klanten mee worstelen, administratie. Eerlijk gezegd is dat ook niet mijn favoriete bezigheid. Maar wel een noodzakelijk kwaad, toch? Er komt nu eenmaal post binnen, je moet er iets mee doen, sommige papieren moet je bewaren, anderen niet. Waar leg je die dan, enz ... Toch wel wat beslissingen die je hierover moet nemen. Willen of niet.
WETEN Ik las ooit ergens het motto:
"Stop niet meer tijd in archiveren dan de tijd die je zou nodig hebben om het te vinden."
Aha! Da's nog eens een frisse kijk op die dingen.
Menig opruimcoach zou met die berg papier aan de slag gaan door het maken van mooie categorieën, liefst elk een andere kleur of mapje, labeltjes, klasseurs, ... Ik niet. Ik organiseer om te leven, niet omgekeerd. Het motto hierboven past dus perfect bij wie ik ben! (Er is voor alle duidelijkheid niets mis met mooie mapjes en labeltjes, als je daar blij van wordt, vooral doen!) Hoe werk ik dan? Statische categorieën Dit zijn documenten die je vaak maar 1 keer krijgt, vb nav een belangrijke gebeurtenis. Waar je meestal nooit meer naar kijkt, maar wat je wel absoluut wil of moet bijhouden. Deze documenten mogen wat verder weg liggen want je hebt ze dus zelden nodig. Wat kan dat zoal zijn? Ik neem mijn eigen systeem als voorbeeld. - Zeer officiële documenten (huis, leningaktes, diploma's, ...) zitten wel in een klasseur in een kast. Die heb ik er ooit in gestoken en die blijven er mooi zitten. Ik heb de map al jaren niet meer open gedaan, maar goed, dit is nu eenmaal iets wat echt moet bijhouden én terugvinden, dus de moeite om gesorteerd in een map te steken. Dat was ook maar 1 keer werk. - Belastingaangiftes mét bijlages (incl alle loonbrieven) van de voorbije jaren. Die zitten bij mij per jaar in de beruchte bruine envelop samen gevouwen, met in stift het jaartal er op. Al die enveloppen zitten samen in 1 doos, boven. Simpel maar efficiënt. Meer moet dat niet zijn. Nu krijg ik vaak de vraag, wat moet ik bijhouden en wat niet? En hoe lang dan? Je vindt die info gewoon op internet. Dynamische categorieën Da's een ander paar mouwen en hier gaat het vaak mis.
Dit zijn documenten die vaak terugkomen. Er is een voortdurende flow van dit soort documenten. Ze komen geregeld je huis binnen en er moet ook vaak nog iets mee gebeuren. Hiervoor hanteer je beter een ander, flexibeler en makkelijker, systeem. Bij mij is dat systeem gewoon brievenbakjes in de keukenkast (ja, want daar doe ik mijn administratie), waar ik per grote categorie alles in smijt. Is het bakje van een categorie vol? Dan smijt ik het onderste weg. Moet ik iets van die categorie terugvinden, dan moet ik even zoeken in dat bakje, maar heb ik het meestal binnen de 2 minuten. Waarover gaat het concreet bij mij? Mutualiteit, verzekeringen, belastingen, bank, werk sofie, werk jelle, rekeningen, garantiebewijzen. De categorieën die ik vaak nodig heb, worden dichtbij 'gearchiveerd' én op een makkelijke manier. Gewoon 'op den hoop' smijten dus. Ik herhaal het nog eens: "Stop niet meer tijd in archiveren dan de tijd die je zou nodig hebben om het te vinden." Komt hij binnen? Wat betekent dit voor jou? Heb jij nog ergens 'te archiveren' stapeltjes liggen? Waarschijnlijk is dat zo omdat je 'opbergsysteem' te moeilijk is. Een voorbeeld, uit het leven gegrepen: Stel dat je je elektriciteitsrekeningen in een klasseur, op datum, in je bureau boven bewaart. Zou kunnen, hé? Ik beschrijf even wat er allemaal gebeurt met dat papier vanaf dat je de rekening betaald hebt. (Voor het gemak laat ik de fases ervoor even zo, maar daar kan ik ook wel wat over zeggen.) - Rekening werd betaald in de keuken - Papier blijft op tafel liggen - Je moet eten maken, dus papier wordt verlegd. - Het ligt nu op de dressoir van de living - In een opruimrondje verzamel je eens alle papieren die her en der verspreid liggen, je hebt nu toch al maar 1 hoopje, goed gewerkt - Dat hoopje wordt te groot, misschien toch maar eens uitsorteren dan, wat mag weg, wat houd ik bij? - Er is nu een hoopje 'bijhouden en klasseren', waar die elektriciteitsrekening ook tussen zit. - Je legt het hoopje klaar om mee naar boven te gaan, want alles moet in de mappen geklasseerd worden. - Het hoopje blijft nog een tijdje aan de trap liggen. - Het hoopje belandt eindelijk op je bureau. - Daar blijft het nog lang liggen, want ja, uit het oog, uit het hart. - Op een dag ga je toch die stapeltjes op je bureau opruimen. (met lood in je schoenen) - Ai, die perforator staat nog beneden. Ok, dat doe je later dan wel. Je sorteert de papieren al per categorie en steekt ze niet geperforeerd tussen de mappen. - Op een dag heb je iets nodig uit 1 van de mappen, maar je vergeet dat de papieren los zitten, en hop, alles ligt op de grond. Oprapen dus. - Maar je hebt geluk. De perforator is binnen handbereik nu. Even snel perforeren, en ah ja, ook nog terug op datum sorteren. - Ai, het gaat er maar net in, de map wordt te klein en ik heb geen nieuwe meer. Waar is mijn boodschappenlijstje? - Maar goed, de rekening waar we het over hadden, ligt na weken, of maanden, én vele handelingen later, eindelijk op zijn plaats. - (Om daar dan levenslang stof te vergaren. En nooit nog het zonlicht te zien.) - Héél veel jaren later is dat klassement véél te groot geworden en moet je je er nog eens aan zetten om een deel weg te doen. (In het slechtste geval is dat werk voor je kinderen als je ooit sterft en het huis moet leeggemaakt worden.) Als mijn punt nog niet duidelijk was, ik beschrijf even hetzelfde proces met mijn systeem. - Rekening werd betaald in de keuken - Ik leg ze in de kast achter mij, in het bakje 'rekeningen', gewoon er bovenop. KLAAR Zo makkelijk kan het leven zijn!
Keep it simple & stupid. Organiseren om te leven en niet omgekeerd :)
DOEN! Kijk eens kritisch naar jouw klassement/administratie. Last van (uitstel)stapeltjes overal? Hoe kan je het voor jezelf makkelijker maken? Zodat jij direct doet wat er moet gebeuren, zonder tussenstappen? (en je toch terugvindt wat je moet terugvinden) Laat je me weten hoe het ging? Hulp nodig? Ik help je graag! Een investering waar je een leven lang van geniet!
PS: Wil je geen enkele blogpost missen?
Heb je graag op geregelde tijdstippen inspiratie over dit onderwerp?
Schrijf je dan meteen hier in. Uitschrijven kan altijd.opruimen_kiezen_minder_overzicht_structuur_routine_chaos_meertijd_geld_besparen_systemen_exclusief_proactief_leiderschap_rust_efficiënt_gemakkelijk_leven